A Execução do S&OP

S&OP e S&OE – Porque não basta planejar, tem que executar!

Em nossos posts estamos falando exaustivamente do S&OP e os fatores críticos para tornar sua implementação um sucesso.

O S&OP quando alinhado a estratégia do negócio, nascendo como premissa para garantir os objetivos de curto e médio prazos, é necessário ter em mente que não basta cumprir as etapas de planejamento, mês a mês, para garantir a sua eficácia.

Obter eficácia do processo de S&OP requer dedicação e ação diária de todos os envolvidos, devidamente integrados através da figura do dono do processo, que deve prover as informações necessárias para manter os planos sob controle, e ao mesmo tempo que mudanças (fora do planejado) possam ser acomodadas gerando o menor impacto possível na empresa como um todo.

Esta ação diária está alicerçada no termo criado pelo Gartner S&OE – Sales and Operations Execution (Execução de Vendas e Operações).

Normalmente os planos gerados do ciclo do S&OP, iniciado com a geração dos dados estatísticos e finalizado com a reunião executiva, traz um nível de granularidade que no dia-a-dia vai exigir um melhor desdobramento.

Se no planejamento o menor nível é família de produtos, na execução temos que descer ao nível de SKU desta família de produtos.

Implantar o processo de S&OP pressupõe que o S&OE também tem que acontecer. Mas é possível que não aconteça?? Sim, é possível.

E é simples de entender porque: muitas vezes o que foi planejado se perde e/ou muda no momento seguinte a reunião executiva.

Cada área envolvida ao receber os planos aprovados na reunião executiva, vai segui-lo até que não tenham que tomar uma decisão de privilegiar algo na sua área, e que a decisão possa ser entendida como não sendo necessária sua comunicação. E assim está dado o primeiro passo para que o processo de S&OP seja afetado em sua credibilidade.

O S&OE pressupõe uma definição clara de rituais que deverão ser cumpridos, e portanto, também devem ser tratados como procedimentos que devem estar padronizados.

Cabe ao dono do processo realizar toda a coleta de dados diária, analisar e realizar a comunicação para acompanhar a execução dos planos aprovados por todos. Importante destacar que é necessário garantir que a comunicação chegou a todos. E estabelecer a rotina de reuniões de execução é fundamental para garantir que as ações estão claras.

O estabelecimento da frequência de reuniões para tratar os desvios e colocar todos na mesma página, e determinar ações para corrigir rotas deve ser adequada a criticidade da operação e tempo de reação às mudanças. Na maioria das vezes uma reunião semanal é suficiente.

É no S&OE que as áreas envolvidas reportam ao dono do processo qualquer necessidade de mudança de planos. Alguns exemplos:

· Vendas tem uma oportunidade de aumentar um volume não previsto. Antes de formalizar qualquer compromisso com o cliente, deve solicitar uma análise de impacto ao dono do processo do S&OP, e juntos deverão buscar o a melhor alternativa para atender esta demanda.

· Produção pode ter uma quebra inesperada de máquina e o prazo para que volte a produzir pode ser longo. Precisa comunicar, avaliar impactos e definir ações para mitigar os riscos de falta de produtos.

Além dessas ações inesperadas o S&OE precisa acompanhar TODOS os planos Plan x Real e traçar novas rotas para os desvios. (Planos: produção, materiais, vendas, faturamento, etc)

Estes e outros fatores estão acontecendo neste momento, e não podem esperar um novo ciclo de planejamento para serem tratadas. S&OE é o curto prazo, é o hoje até o final do mês.

Nenhum plano sobrevive se não for acompanhado.

Garantir o sucesso do S&OP tem como premissa garantir que o S&OE faça o desdobramento necessário para garantir os resultados esperados.

Por este motivo o S&OP transforma as empresas, porque não é apenas um ato de criar planos que tragam saúde financeira para as empresas, mas sim garantir que serão executados e cumpridos, sendo mantidos sempre sob controle.

A palavra surpresa não faz parte do S&OP / S&OE. As ações são planejadas, controladas e preventivamente ajustadas. Garantir que ambos funcionem bem é primordial.

O S&OE pode ser chamado de Excelência Operacional do S&OP!!